Hoe schat je de arbeidstijd in voor een commercieel systeem?

Stel je voor: je staat in je voedselbos, tussen de appelbomen en de hazelaars, en je weet precies hoeveel uur je deze week declarabel kunt werken. Geen giswerk, geen stress over projectbudgetten die uitlopen.

Je plant je tijd net zo zorgvuldig als je je permacultuur aanplant. Dit is hoe je de arbeidstijd voor je commerciële systeem schat, zonder de fouten te maken die anderen je voordeden.

Wat zijn declarabele uren?

Declarabele uren zijn de uren die je direct aan een klant kunt doorberekenen.

Denk aan het ontwerpen van een voedselbos, het planten van fruitbomen of het geven van een workshop permacultuur. Het zijn de uren waarvoor je factuur stuurt. Bijvoorbeeld: je werkt 36 uur per week, maar niet alle uren zijn declarabel.

Interne werkzaamheden, zoals het bijhouden van je administratie of het snoeien van je eigen testbos, tellen niet mee. Bij Yoobi (bron 1) ligt de declarabiliteit KPI tussen de 70% en 80%.

Productiviteit versus declarabiliteit

Dat betekent dat van de 36 uur die je werkt, ongeveer 25 tot 29 uur declarabel zijn.

Een voorbeeldberekening: bij een fulltime werkweek van 36 uur, 52 weken per jaar, kom je op 1.872 contracturen. Trek hier je verlof en feestdagen vanaf (bijvoorbeeld 104 uur), en je houdt 1.768 productieve uren over. Deel je declarabele uren (bijvoorbeeld 1.672 uur) door deze productieve uren, en je krijgt een declarabiliteit van 94,5%. In de praktijk zit je dus rond de 70-80%.

Productiviteit is hoe efficiënt je werkt, declarabiliteit is hoeveel van je tijd je kunt factureren. Stel: je werkt 36 uur per week, maar je bent 2 uur kwijt aan interne overleggen en 1 uur aan verlof.

Dan zijn je productieve uren 33 uur. Van die 33 uur zijn er 28 declarabel. Je productiviteitspercentage is dan 94,4%, maar je declarabiliteit is 78% (28/36).

Declarabele uren berekenen doe je zo

1. Bepaal je contracturen per week. Bijvoorbeeld 36 uur.
2. Trek verlof en feestdagen af. Reken op 104 uur per jaar (2 weken vakantie en 5 feestdagen).
3. Bereken je productieve uren. 36 uur x 52 weken = 1.872 uur. Min 104 uur = 1.768 productieve uren.
4. Schat je declarabele uren. Voor een voedselbosproject van 3 maanden: 170 uur (bron 3). Deel dit door je productieve uren om te zien of het past.
5. Reken een buffer in. Voor bugs en testtrajecten, bijvoorbeeld 10% extra tijd.

Een veelgemaakte fout is om verlof en interne werkzaamheden niet af te trekken bij het berekenen van productieve uren.

Doe je dit niet, dan schat je je declarabiliteit te hoog in en loop je het risico dat je budgetten overschrijdt. Gebruik een urenregistratiesoftware om dit automatisch te laten tellen. Veelgemaakte fout: te optimistisch inschatten zonder buffer. Bij een groot project zoals het aanleggen van een permacultuurtuin van 1 hectare, reken altijd op 170 uur plus 10% buffer voor onverwachte problemen.

Wat is een urenregistratie?

Een urenregistratie is een systeem waarin je bijhoudt hoeveel tijd je aan welke activiteit besteedt.

Denk aan een app of software waar je per project invult: "vandaag 4 uur gewerkt aan het ontwerp van de voedselbosrand". Het is niet alleen voor declarabele uren, maar ook voor interne tijd zoals onderhoud of bijscholing. Bij Yoobi (bron 1) gebruiken ze urenregistratiesoftware om dit automatisch te laten lopen. Je vult eenmalig je projecten in, en de software telt mee wat declarabel is en wat niet. Handig, want zo voorkom je dat je interne tijd per ongeluk declareert.

Voordelen van urenregistratie

Met een urenregistratie krijg je volledig inzicht in je tijd. Bedrijven met real-time ureninzicht overschrijden projectbudgetten tot 50% minder vaak (Simplicate, bron 2).

Stel: je voedselbosproject loopt uit door een plotselinge plaag. Je ziet direct hoeveel extra uren het kost en kunt bijsturen. Een ander voordeel: je gebruikt data uit je urenregistratie voor betrouwbare kostprijscalculaties bij nieuwe projecten, zoals wanneer je workshops organiseert in je voedselbos.

Bijvoorbeeld: je weet nu dat het aanplanten van 10 fruitbomen gemiddeld 8 uur kost. Voor je volgende klant reken je daar een scherp tarief op.

En praktisch: je bent klaar voor de WTTA (Wet Toekomstige Arbeidscontracten) die per 1 januari 2027 ingaat.

Met een goede urenregistratie voldoe je aan de nieuwe eisen voor arbeidstijden.

Waarom is uren registreren belangrijk?

Uren registreren is cruciaal voor je bedrijfsvoering. Zonder inzicht weet je niet of je genoeg verdient aan je voedselbosprojecten, of hoe je je verhaal online deelt om meer klanten te trekken.

Stel: je werkt 170 uur aan een klus, maar je declareert er maar 150. Dan verlies je geld. Met een urenregistratie zie je direct waar je tijd naartoe gaat. Veelgemaakte fout: geen onderscheid maken tussen declarabele en niet-declarabele uren.

Dit leidt tot verkeerde berekeningen en teleurgestelde klanten. Gebruik software om dit te scheiden, en leg testtrajecten en bugs vooraf vast in je urencalculatie. Zo voorkom je dat je voor eigen rekening werkt.

"Een goede urenregistratie is als een gezonde bodem: het zorgt dat alles beter groeit."

Tijdschrijven voor een realistische planning

Om een realistische planning te maken, begin je met het schatten van je uren. Gebruik de stappen hierboen, en voeg een buffer toe voor onverwachte dingen.

Bij een voedselbosproject van 1 hectare, reken op 170 uur plus 10% buffer voor bijvoorbeeld extra snoeiwerk of plaagbestrijding. Wil je serieus aan de slag? Leer hoe je een businessplan voor een commercieel voedselbos schrijft. Tijdsindicatie: deze handleiding kost je 1 uur om door te lopen, en je bespaart dagen aan stress later.

1. Verzamel je materialen. Een urenregistratiesoftware (bijvoorbeeld Yoobi), een kalender en je projectdetails.
2. Plan je project. Bijvoorbeeld: week 1-4: ontwerp, week 5-12: aanplant.
3. Reken je uren uit. Gebruik je productieve uren (1.768 per jaar) en deel je declarabele uren (bijvoorbeeld 1.672) om je declarabiliteit te berekenen.
4. Voeg tijd toe voor testen. Leg vast: bugs en testtrajecten kosten 10% extra tijd, en die reken je door aan de klant.
5. Monitor wekelijks. Check je urenregistratie en pas je planning aan als je te ver afwijkt.

Veelgemaakte fout: vergeten om wekelijks te monitoren, waardoor je project uitloopt zonder dat je het doorhebt.

Verificatie-checklist

• Heb je je contracturen en verlofuren ingevuld?
• Zijn interne werkzaamheden afgetrokken van je productieve uren?
• Heb je een buffer van 10% toegevoegd voor bugs en testtrajecten?
• Gebruik je urenregistratiesoftware voor volledig inzicht?
• Check je wekelijks of je binnen je declarabele uren blijft?
• Ben je klaar voor de WTTA per 2027?

Als je alle vakjes kunt afvinken, zit je goed. Je tijd is je kostbaarste resource, net als die ene oude perenboom in je voedselbos. Behandel het met zorg, en je oogst wat je zaait.